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La gestione economica del ristorante non è la contabilità

  • Riccardo 

Quando parliamo di Gestione Economica del Ristorante, si fà spesso confusione con la Contabilità del Ristorante e questo provoca di solito dei brividi ed una risposta automatica : se ne occupa il mio commercialista … ma i due argomenti sono completamente diversi.

Uno dei vantaggi di essere titolari della propria azienda è costituito dalla possibilità di non affrontare la burocrazia e le procedure tipiche di una grande azienda. Il successo del tuo Ristorante è probabilmente il risultato di possedere una profonda comprensione dei tuoi clienti, del tuo team e del prodotto offerto, tutti elementi che possono portare gioia e pura soddisfazione.

Per molti imprenditori la Gestione Aziendale è uno degli aspetti meno divertenti dell’attività, se non addirittura il meno desiderato. Questa avversione può indurre spesso le piccole imprese a investire in modo insufficiente sia nel tempo dedicato ad analisi e controlli gestionali sia nella formazione professionale in Restaurant Management fino ad arrivare a conseguenze talvolta molto gravi.

Molti nostri clienti ristoratori, inizialmente scettici sull’importanza di una gestione straordinaria del ristorante, dopo aver frequentato uno dei nostri Corsi, si è ricreduto sull’importanza della materia, anche se a volte non troppo divertente (per chi non ama incrociare numeri e formule matematiche).

Il migliore dei consigli di questi ristoratori è stato quello di seguire sane abitudini fin dall’inizio. In modo analogo all’esercizio fisico e all’alimentazione, le buone abitudini di oggi prevengono i problemi futuri e ti consentono, anche quando l’età avanza, di fare cose che non puoi immaginare.

A questo proposito, le abitudini che ogni titolare di piccola impresa, e i ristoratori rientrano a tutti gli effetti in questa categoria, dovrebbe adottare sono principalmente 3 . Sebbene il rispetto di tali abitudini non assicuri che la tua azienda otterrà un grande successo, ti consente tuttavia di non diventare vittima di errori indesiderati e avere un controllo maggiore sulla gestione economica e finanziaria del tuo ristorante.

Abitudine 1. Affidare in outsourcing le attività che non puoi o non vuoi eseguire

In qualità di titolare di una piccola impresa, hai l’intera responsabilità dell’azienda e talvolta tale peso è realmente troppo pesante.

Se la matematica non ti entusiasma, e incrociare formule e grafici del tuo business non è il tuo forte, o non ti piace proprio farlo, puoi evitare che questo tipo di attività diventi un fattore di stress…

come ? puoi sempre affidarlo a professionisti del settore, come fai per la parte contabile affidata al Commercialista.

In questo caso non è il commercialista il professionista più indicato a cui affidare tale mansione, perché qui non parliamo di fiscalità ma di controllo di gestione. Questo tipo di attività puoi affidarla ad un professionista o un azienda che si intenda di Restaurant Management (controllo di gestione di attività di ristorazione). Ristoacademy in questo caso può essere il tuo partner ideale perché specializzata proprio in quello che il controllo di gestione di attività di ristorazione e proprio per questo prevede servizi di consulenza e coaching periodica specifici per questa attività.

Altrimenti potresti sempre scegliere altri professionisti esperti in Restaurant Management.

Ciò che ti serve dipende dalla complessità della tua azienda. Dopo aver creato un team esterno, comunque, la disponibilità di queste risorse è essenziale. Non sei diventato un Ristoratore per essere un manager, tuttavia hai bisogno di capire e gestire in maniera manageriale lo stato economico e strategico della tua azienda.

Abitudine 2. Chiudi i mesi finanziari

Potresti esserci già passato. Un intero anno è passato ed è arrivato il momento di pagare le imposte, ma non hai tenuto i registri contabili in modo corretto e ora devi trascorrere parecchio tempo a ricostruire le cifre. Nell’analisi delle tue finanze, scopri spese non necessarie e sorprese costose. Ancora peggio, potresti renderti conto di trovarti in una situazione più precaria di quanto prevedessi.

Fortunatamente, puoi evitare questa situazione seguendo una semplice regola, ovvero chiudere i registri mensilmente.

In campo contabile, la chiusura dei registri implica tenere traccia in modo accurato di ricavi e spese e garantire che il conto patrimoniale corrisponda all’importo attualmente presente sul conto corrente. A tale scopo, devi definire criteri chiari con i contabili interni o esterni. Aspetto ancora più importante, devi applicare questi criteri e verificare che vengano rispettati (più a lungo aspetti nel corso del mese, più difficile sarà chiudere i registri).

Non è tuttavia solo una questione di prevenzione. Avere il polso della situazione aziendale quasi in tempo reale ti consente di concentrarti sulle aree in cui sono presenti problemi e di investire quando si presentano le opportunità.

Supponiamo che tu desideri un prestito per le piccole imprese. Comprendere il momento in cui chiederlo ti consente di non farlo troppo presto (e quindi di non pagare interessi non necessari) né troppo tardi (e quindi di non rischiare una crisi finanziaria).

Se la tua azienda è una startup che deve reperire capitale di investitori, conoscere il momento in cui chiedere più denaro ti consente di negoziare da una posizione di forza e di essere sotto i riflettori durante la negoziazione quando le luci sono tremolanti.

Abitudine 3. Controlla i dati economico/finanziari periodicamente

Il controllo dell’andamento dei dati economico/finanziari del tuo ristorante (detto appunto controllo di gestione) è il processo che prevede l’analisi periodica, possibilmente settimanale, di una serie di KPI (indicatori) che ti diano la perfetta percezione dell’andamento del tuo business, siain maniera macro (incasso, costo lavoro, spese food & beverage e altri costi) e sia in modalità micro (l’intervento di uno studio contabile esterno per la revisione del conto patrimoniale, dei rendiconti finanziari e delle procedure contabili.

Sottoporre la tua azienda a controlli analitici periodici può sembrare un processo da attuare solo quando si riscontrano difficoltà, ma non è così.

“Un’azienda sana è un’azienda controllata”.

Tenere sotto controllo i dati statistici della tua attività comporta una serie di vantaggi.

Per prima cosa, consente di prevenire le frodi. Non hai mai sentito quelle storie terribili di un dipendente corrotto o di un fornitore che sottrae merce ?

Se i numeri sono sotto controllo potrai accorgerti velocemente di eventuali ammanchi o defezioni, e ridurrai l’eventuale spreco di materie prime oggi indiscriminato, dovuto proprio al fatto che non ci sono controlli.

La conoscenza e la rilevazione di anomalie ti consente di evitare problemi e di risparmiare denaro nel lungo periodo.

Il controllo e la conoscenza di tanti parametri numerici e indicatori di salute del business del tuo ristorante, ti permette inoltre di prendere tutte le decisioni in merito, in maniera più consapevole e attenta, senza rischiare di sbagliare acquisti o strategie di vendita.  

Per tenere sotto controllo i propri dati e ottimizzare la gestione economica ed organizzativa del tuo ristorante, devi avere un METODO, altrimenti rischi di perderti tra numeri e formule magiche che non ti porteranno a nessun risultato, sprecando tempo ed energie.

Avere ben chiaro cosa fare, passo passo e quali numeri tenere sotto controllo, sono i contenuti di un Webinar che abbiamo chiamato appunto Gestione straordinaria del Ristorante.

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