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Il Tempo è Denaro

  • Tiziano 

La capacità di gestire il tempo, come qualunque altra pratica nella vita di un di un Imprenditore o di un Manager, contribuisce a decretarne la capacità di conseguire successi o insuccessi.

Il tempo è una risorsa indispensabile e insostituibile

Di solito, quando iniziamo una Consulenza ad una attività di ristorazione, poniamo una serie di domande ai Proprietari/Gestori del ristorante, per capire le loro principali preoccupazioni, i loro obiettivi e le loro priorità aziendali; una delle domande ricorrenti è ad esempio quale sia uno dei primi problemi a cui desiderano trovare soluzione; la risposta più frequente è la seguente :

“Passo tante ore al ristorante, ma non bastano mai…non riesco a fare mai tutto quello che devo fare…avrei bisogno di più tempo nella giornata…

Succede anche, che molte volte, nell’arco di una giornata lavorativa, per recuperare tempo, impegniamo anche il tempo che dovremmo dedicare al relax, alla famiglia e ai figli, agli hobbies etc…

E questo, se prolungato nel tempo, non porta quasi mai buoni frutti, ma può essere deleterio, per la nostra “lucidità” e nei casi più estremi, potremmo ritrovarci in uno stato di forte stress e confusi, per non parlare di eventuali difficoltà nei rapporti interpersonali…

Il tempo è considerato una risorsa strategica, è scarso per chiunque e non può essere sprecato; un attenta pianificazione e gestione dello stesso, può farci raggiungere un rendimenti ottimale nelle nostre performance imprenditoriali.

Se ogni giorno non riesci ad avere il tempo di fare tutto, di solito non è mai un problema di Tempo, ma è sempre un problema di Organizzazione del tempo a disposizione.

Volendo definire in maniera semplificata il concetto di “gestione del tempo” o “time management”, possiamo dire che è un processo di pianificazione e controllo del tempo utile ad aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività, sia dell’imprenditore, dei manager e delle persone dedicate al comando.

Se gestisci un Ristorante con 10, 15 o più persone, e hai difficoltà a gestire i tuoi impegni nelle 24 ore a disposizione (considerando che minimo 6/8ore dovrebbero essere di sonno) cosa dovrebbero dire gli imprenditori e/o i manager che gestiscono aziende con 100, 1000 o 10.000 dipendenti, magari sparsi in diverse sedi di tutto il mondo?

La differenza è solo una…

c’è bisogno di una capacità personale in particolare (detta anche soft skill), tra le altre, cioè quella di saper gestire il proprio tempo e i propri impegni nella giusta maniera affinchè tale gestione produca effetti positivi sul rendimento dell’azienda e/o sul rendimento degli uomini che la compongono (di solito quando succede la seconda, di conseguenza succede anche la prima).

Per ottimizzare l’utilizzo del tempo bisognerebbe sapere come “governarlo” partendo da 2 principi guida:

  • Pianificare le cose da fare per lavorare meglio (e in meno tempo)
  • Gli imprevisti fanno parte del “gioco” e bisogna esser capaci di gestirli e risolverli nei tempi giusti.

Ed è proprio nell’ottica di governare e tenere sotto controllo il nostro tempo all’interno dell’impresa che è molto importante avere chiari alcuni aspetti fondamentali:

  • le cose da fare e gli obiettivi da raggiungere,
  • pianificare le attività da svolgere ogni giorno,
  • quelle da svolgere entro la settimana,
  • quelle da svolgere entro il mese,
  • attribuire ad ogni impegno un grado di priorità (sia di importanza che di urgenza)
  • stimare il tempo necessario per portarle a compimento (o predeterminare un tempo specifico da dedicare)
  • riuscire a delegare quei compiti dove non è richiesta per forza la nostra presenza o le nostre competenze.

Non è semplice riuscire ad ottimizzare il proprio tempo, ma se si adotta un metodo, si può riuscire senza troppi sforzi e anche in un breve termine.

Se riuscirai a fare questo, sarai in grado di concentrare le energie (e il tempo) verso le attività che sono veramente importanti e prioritarie per la crescita aziendale, tralasciando tutta quella serie di micro attività, non utili alla crescita, che potrai delegare o rimandare, perché non così urgenti.

Tale organizzazione del tempo, ti permetterà anche di evitare alcuni rischi propri di quando ci si ritrova a gestire tanti compiti e/o impegni lavorativi:

  • LA CONFUSIONE (Concentrandosi su attività meno urgenti ed importanti si rischia di tralasciare invece quelle veramente importanti magari per mancanza di tempo)
  • LASCIARE TANTI LAVORI A META’ O PEGGIO ANCORA NON INIZIARLI NEMMENO, PROCASTINANDO.

Per cominciare ad ottimizzare la gestione del proprio tempo, potremmo riassumere tutto nel metodo delle 5 “P”:

  • PRENDERE nota (scritta) di tutti gli impegni e attività da svolgere, con la relativa scadenza (scrivele in agenda, liberando spazio nella mente)
  • PREVEDERE realisticamente la durata di ogni attività e/o impegno (consigliato in genere dai 20 ai 45 minuti)         
  • PENSARE per priorità
  • PREVEDERE  eventuali imprevisti
  • PROGRAMMARE 5 minuti a inizio giornata per la pianificazione quotidiana e 5 minuti alla fine della giornata per controllare ciò che è stato fatto e cosa no.

Il Time management è una disciplina molto ampia, ma che sarebbe bene approfondire per massimizzare il rendimento del nostro tempo in Azienda, in qualità di Imprenditore.

In uno dei nostri Corsi, come Webinar Live sulla gestione straordinaria del Ristorante affronteremo anche questo argomento, il time management appunto, dove nella prima sezione presenteremo un metodo semplice ma efficace per pianificare la gestione del proprio tempo in Azienda.

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