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Il Controllo di Gestione nel Ristorante

  • Riccardo 

Il controllo di gestione è quell’attività di analisi e controllo economico e finanziario che ogni buon Ristoratore moderno e/o Restaurant Manager dovrebbe implementare all’interno della sua Azienda/Ristorante; tale attività aziendale sta assumendo importanza sempre maggiore nell’ambito delle attività legate alla gestione di un’impresa, tra cui quella della gestione di un Ristorante. 

Non basta più attivare una gestione ordinaria, uguale a quella degli ultimi decenni, fatta dalla solita routine giornaliera: aprire, fare la spesa, trattare con il fornitore, accettare la merce, preparare il servizio, essere gentili con i clienti, rinnovare ogni tanto il menu, scegliere del buon vino da abbinare, completare il servizio, fare le pulizie, portare le carte al proprio commercialista, attendere il bilancino trimestrale o il bilancio annuale per capire quanto è stato il tuo profitto.

Ad oggi, sempre più, è importante da parte dell’imprenditore e/o del manager che gestisce l’economia del Ristorante, conoscere ed essere preparato su tutte quelle che sono le dinamiche e le basi del controllo di gestione del Ristorante.

In tutti i mercati, succede che ci si ritrovi in business così detti “maturi” e/o insidiati da concorrenti che provengono da settori limitrofi e che sono alla ricerca di nuove opportunità e di accaparrarsi maggiori clienti; anche nel settore della ristorazione è così…

Anche dal lato dei clienti, assistiamo ad una serie di cambiamenti rilevanti: i gusti cambiano, le esigenze e le modalità di fruizione del servizio cambiano, come sta cambiando così repentinamente il tipo e l’ampio ventaglio di offerta gastronomica presente sul territorio nazionale. I rapporti qualità/prezzo offerto da molte attività di ristorazione potrebbero diventare insostenibili.

Il rischio di vedere i macchinari spenti o il personale inattivo può indurre ad accettare condizioni che a volte sono in grado di coprire a malapena i costi. Il rischio concreto di non “vendere” tanto quanto serve (per ripagare minimo i costi aziendali)produce a sua volta un altro rischio: quello che un qualunque imprevisto possa tradursi in una perdita.

Naturalmente, occorre far di tutto per evitare le battagli sul prezzo, ma non sempre questo è possibile. Per raggiungere un posizionamento strategico (brand positioning) efficace e difendibile, occorre del tempo, per sviluppare la capacità di migliorare continuamente le proprie conoscenze manageriale e le performance aziendali.

Per misurare i propri risultati e migliorarli, sarebbe bene che anche le imprese della ristorazione riescano a costruire un proprio sistema di controllo di gestione.

Non ti spaventare caro Ristoratore: non è così complicato come potresti pensare!

Non si tratta infatti di dover elaborare sofisticate analisi, ma si può iniziare con un foglio di Excel, modellato sulle caratteristiche della tua impresa, dove poter raccogliere, integrare ed elaborare i dati già presenti in azienda (incassi, costi lavoro, spese per il food, n. coperti mensile, etc.).

Durante i nostri corsi, in particolare nel Master per Restaurant Manager, vengono affrontati e chiariti tutta una serie di concetti e indicatori da tener sotto controllo , tramite un file excell precompilato.

Perché è utile adottare il Controllo di Gestione nel tuo Ristorante:

Ecco 10 motivi per cui dovresti occuparti tu Titolare, o delegare un tuo Manager esperto di attivareil tuo controllo di gestione.

1) SUPPORTO ALLE DECISIONI AZIENDALI

È proprio questa la funzione primaria che un sistema di controllo di gestione è chiamato ad assolvere. Le scelte imprenditoriali devono sempre fare i conti con le risorse disponibili.

Questa valutazione, insieme ad altre di natura operativa e organizzativa, aiutano a definire le attività che devono avere la precedenza rispetto ad altre. Le decisioni in ambito economico devono sempre confrontarsi con il rapporto costo/beneficio, che è bene poter misurare nel più preciso dei modi.

2) DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI

Tutto ciò che si può misurare si può anche migliorare. Non tutti gli obiettivi aziendali vengono raggiunti, ma è importante definirli in anticipo e in termini misurabili quantitativamente.

Questo è un presupposto chiave per poter esprimere concretamente tutto l’impegno e la determinazione necessari a ottenere il risultato.

Il mio suggerimento vale naturalmente anche per i livelli di prezzo e gli obiettivi di marginalità. Occorre avere la massima conoscenza dei vari livelli di marginalità (con e senza costi indiretti e costi fissi per sapere fino a dove potersi spingere con il prezzo al cliente.

3) SOSTENIBILITÀ ECONOMICA E FINANZIARIA

Ogni scelta operativa determina una conseguenza in termini economici (fatture di acquisto e di vendita) e in termini finanziari (incassi e pagamenti).

Ogni decisione diventa dunque un tassello che si colloca nella dinamica complessiva dell’azienda.

È bene valutare e misurare gli effetti di ogni decisione, per viaggiare senza superare i “limiti di velocità” oppure per evitare di fare l’errore opposto: girare con il freno a mano tirato.

4) AFFINARE E VELOCIZZARE LA CAPACITÀ DI ANALISI

Sapere SUBITO quanto si guadagna oppure quanto si perde: ecco un dato da cui non si può prescindere! Per esempio, è bene conoscere quanto si guadagna con un determinata portata, con uno specifico menu o con un determinato vino o bevanda…

Oggigiorno non è immaginabile permettersi di “fare i conti” a fine anno o a fine trimetre. In presenza di concorrenti aggressivi, non è detto che si debba combattere per forza: a volte ci si trova davanti a battaglie perse in partenza. Come saperlo in anticipo? Occorre identificare le aree in cui si riescono e a mantenere i margini maggiori, e concentrare gli sforzi per efficientare i processi.

5) DEFINIZIONE DELLE PRIORITÀ  

Nel controllo di gestione, questa è l’azione consequenziale all’analisi. I numeri non mentono mai, e rappresentano un criterio oggettivo per definire l’odine di importanza dei progetti aziendali.

6) COERENZA DELLE DECISIONI

La visione d’insieme, oltre a definire le priorità, permette di dare coerenza e organicità alle scelte imprenditoriali.

Le singole decisioni vanno sempre contestualizzate rispetto al resto del sistema-azienda, in modo da renderle coerenti con l’intera organizzazione e poi comprensibili e facilmente adottabili da tutti.

7) COORDINAMENTO DELLE ATTIVITÀ AZIENDALI

Il modello accentrato, secondo cui uno solo decide e tutti gli altri eseguono, sembra mostrare grossi limiti in un contesto di mercato che evolve rapidamente e che richiede dunque capacità e rapidità di adattamento.

Lo schema del modello accentrato funziona fino a quando tutto è controllabile a vista, come in una bottega.

Non appena le funzioni commerciali, produttive e amministrative (tipicamente queste) si articolano, occorre sviluppare un sistema di deleghe orientato ai risultati e agli obiettivi, e non più sulle “cose da fare” precedentemente definite.

Per ottenere collaborazione attiva da tutti i dipendenti, è indispensabile definire la lunghezza d’onda su cui sintonizzare e organizzare le idee di tutte le persone coinvolte. Di più: è indispensabile chiamarle ad offrire il proprio contributo attivo al miglioramento continuo dell’azienda.

8) MOTIVAZIONE

A nessuno piace fare qualcosa meccanicamente, oltretutto questo approccio statisticamente abbassa il livello di concentrazione e alza dunque le probabilità di errore.

Lavorare per obiettivi stimola la partecipazione attiva di tutti i soggetti che sono stati coinvolti nel processo di analisi e nell’identificazione delle aree di miglioramento aziendali.

9) MIGLIORAMENTO DELLE PERFORMANCE

La finalità dell’analisi è il miglioramento continuo nei processi decisionali. Per capire l’approccio a questo argomento basta osservare una squadra di Formula 1.

Partendo dal pilota sino ad arrivare all’ultimo meccanico ogni singola squadra è costantemente alla ricerca del modo per guadagnare qualche millesimo di secondo rispetto agli avversari. C’è una costante tensione da parte di tutti per spingere oltre il limite le performance.

10) IMPARARE A MIGLIORARSI

Come in tutte le cose, capita che provando a superarsi si apprendano pratiche virtuose che entrano poi a far parte della cultura aziendale. Si genera insomma una sorta di apprendimento continuo, che porta alla consapevolezza di non essere secondi a nessuno.

Nel tempo, la volontà di migliorare porta tutta l’azienda a diventare sul mercato un vero e proprio “first mover”, in grado di trovare prima degli altri competitor le aree di ricavo con maggiori marginalità.

La volontà di migliorare porta nel tempo a imparare effettivamente a migliorare. E quest’ultima porta a essere un’impresa che AGISCE, e non più un’organizzazione che si limita a REAGIRE alle mosse della concorrenza. La differenza è abissale.

Bene, questi erano i vantaggi che ottengono le imprese che si affidano a un controllo di gestione ben studiato. Come hai potuto constatare, i benefici sono enormi e ripagano ampiamente il tempo e le risorse che si impiegano nel progettare e nel realizzare un sistema di questo tipo.

Perciò, non perdere altro tempo: la gestione è un fattore imprescindibile del fare impresa, e riguarda qualsiasi azienda, indipendentemente dal mercato in cui opera e dalle dimensioni societarie.

Quindi, il controllo di gestione riguarda anche te!

Scegli di formarti e acquisire le competenze gestionali per ottimizzare il rendimento economico ed organizzativo del tuo Ristorante.

Scegli di studiare il Master per Restaurant Manager in aula o il Master Online per Restaurant Manager

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